PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

 

1. Tujuan   

 

Prosedur ini digunakan sebagai panduan dalam pengendalian dokumen dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu di PT. Lintas Prima Energi.

 

2. Ruang Lingkup

 

Prosedur mencakup proses identifikasi dan pengendalian dokumen mutu dan Kesehatan Keselamatan Kerja  yang  berlaku didalam lingkungan PT. Lintas Prima Energi

 

3. Referensi

 

1. Tata Laksana surat dan kearsipan;
2. SNI ISO 9001, dan
3. Undang – undang nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan

 

4. definisi

 

1. Nomor Identifikasi adalah sistem penomoran dokumen untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian dokumen.
2. Dokumen  adalah data, prosedur, referensi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat atau diterima dalam rangka pelaksanaan kegiatan baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.
3. Dokumen Internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh PT. Lintas Prima Energi,
4. Dokumen Eksternal adalah dokumen yang diterbitkan oleh instansi/Bagian di luar PT. Lintas Prima Energi, seperti peraturan perundangan, surat keputusan, standar dan yang lainnya
5. Dokumen terkendali (Controlled Document) adalah salinan dokumen yang distribusinya dikendalikan yaitu penerima harus selalu dipastikan dokumen revisi terbaru.
6. Dokumen tidak terkendali (Uncontrolled Document)  adalah salinan dokumen yang tidak dikendalikan yaitu penerima dokumen tidak perlu medapat dokumen revisi terbaru.
7. Dokumen Kadaluarsa adalah dokumen yang telah tidak berlaku lagi.
8. Prosedur adalah salah satu bentuk dokumen yang mengatur dan menjelaskan mekanisme pelaksanaan kegiatan tertentu yang mengikutsertakan beberapa Bagian dan/atau pekerja.
1. Instruksi Kerja adalah  salah satu bentuk dokumen yang merupakan instruksi mengenai pelaksanaan suatu kegiatan yang dilakukan oleh satu orang individu atau pekerja.
10. Formulir  adalah lembaran dalam bentuk kartu atau blanko yang biasanya digunakan dari bahan kertas atau di dalam sistem komputer dengan kerangka serta tulisan yang sudah dicetak terlebih dahulu, untuk diisi dengan tulisan tambahan berupa data atau keterangan lainnya yang selanjutnya menjadi rekaman.

k. Pegawai Pengendali Dokumen adalah orang yang melaksanakan pengendalian dokumen yang telah jadi sesuai dengan persetujuan Manajemen Representative.

l.   Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana laiN maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

m. Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis da nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.

n Dokumen keuangan terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan.

o.  Dokumen lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.

p. Bukti pembukuan terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang, dan modal.

 

5. TUGAS Tanggung Jawab
   1. Management Representative bertanggung jawab terhadap pengendalian dokumen sistem mutu dan mengindentifikasi penomoran dokumen.

 

1. 2. Pegawai Pengendali Dokumen bertanggung jawab terhadap dokumen yang telah di setujui oleh Management Representative.

 

1. 3. Pegawai Pengendali Dokumen bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pemusnahan dokumen karena waktu retensi

 

1. 4. Direktur terkait berwenang memberikan persetujuan dokumen

Lampiran Pengendalian Dokumen Download di  https://atlas.awh.co.id/awhp003/sgt/27/uploads/media_upload_1726233134c3738739c81f9a859e1588d9e99ff220.pdf