1. Tujuan

Untuk memberikan pedoman dalam melakukan kegiatan audit mutu internal, untuk memastikan efektifitas Sistem Manajemen Mutu (SMM) di PT. Lintas Prima Energi.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini proses perecanaan hingga kegiatan rapat penutup atau closing meeting yang berlaku di dalam perusahaan PT. Lintas Prima Energi.

3. referensi
4. ISO 9001
5. ISO 17020
6. OHSAS 18001
7. Definisi
8. Major adalah kategori temuan yang disebabkan tidak adanya penerapan secara keseluruhan dari prosedur yang telah dibuat.
9. Minor adalah     kategori temuan yang disebabkan tidak lengkapnya penerapan dari prosedur yang telah dibuat.
10. Observasi adalah kategori temuan yang direkomendasikan untuk dilakukan dan diperbaiki yang berhubungan dengan proses.
11. TUGAS TANGGUNG JAWAB
12.    Manajemen Representative bertanggung jawab membuat jadwal audit internal
13. Auditor internal bertanggung jawab melaksanakan kegiatan audit internal

 

 

1. 1. Tanggung Jawab dan Wewenang

 

1. Manajemen Representative bertanggung jawab untuk mengangkat ketua team dan anggota team internal audit.
2. Manajemen Representative bertanggung jawab :
   1. Membentuk team internal audit.
   2. Memeriksa kembali ketidaksesuaian yang terjadi saat audit pada waktu yang telah ditentukan.
   3. Membuat perencanaan secara berkala, mengevaluasi metode pelaksanaan internal audit, dan melaporkan hasilnya kepada direktur untuk dibicarakan dalam rapat tinjauan manajemen.
3. Ketua Team Audit bertanggung jawab :

1. Memberi pengarahan pada bidang yang diaudit dan team internal audit.
2. Melaporkan kendala yang dihadapi selama audit dan membuat ringkasan hasil audit kepada Manajemen Representative.

4. Anggota Team Audit bertanggung jawab :
   1. Melaksanakan tugas-tugas Internal Audit secara tepat dan efisien.
   2. Mengumpulkan data-data hasil temuan Internal Audit yang berhubungan dengan mutu untuk dianalisa dan membuat keputusan yang sesuai.
5. 2. Ketentuan Auditor
6. Personel terkait yang telah menyelesaikan pelatihan pemahaman klausul ISO 9001 dan Internal Audit Sistem Manajemen Mutu (SMM) Team Internal audit ditetapkan oleh Direktur dengan surat keputusan.
7. Auditor harus tidak memiliki tanggung jawab langsung kepada kegiatan yang diaudit.
8. Wakil Manajemen menunjuk salah seorang personil dari team internal audit untuk menjadi ketua team audit selama pelaksanaan audit.
9. 3. Perencanaan dan Persiapan Audit
10. Wakil Manajemen membuat rencana pelaksanaan audit yang sekurang-kurangnya dilakukan 1 (satu) kali dalama setahun, frekuensi pelaksanaan dapat ditingkatkan sesuai dengan kebutuhan.
11. Wakil Manajemen menentukan jadwal pelaksanaan audit dan mengkonfirmasikannya pada direktur, semua bidang atau bagian terkait minimal 1 minggu sebelum pelaksanaan audit.
12. Apabila terjadi ketidaksesuaian pada audit akan diperiksa kembali sesuai dengan  waktu yang telah ditentukan.
13. Wakil manajemen mendistribusikan agenda audit ke semua unit kerja.

5.  Auditor menyiapkan checklist audit sesuai dengan bidang yang menjadi tanggung jawab auditnya.

1. 4. Pelaksanaan Audit
2. 1. 1. Rapat Pembukaan
1. Ketua Team Audit memperkenalkan anggota team audit pada manajer terkait (atau yang telah ditunjuk), memberi penjelasan singkat tentang tujuan, ruang lingkup, sasaran dan prosedur pelaksanaan audit.
2. Ketua team meminta kejelasan pada manajer terkait kerja yang diaudit siapa personil yang akan mendampingi team auditor selama audit berlangsung.
3. Ketua team menentukan kapan diadakannya rapat penutup.
4. Semua peserta audit mengisi daftar hadir yang didokumentasikan.
5. 1. 2. Pelaksanaan audit
6. Auditor melakukan audit dibidang yang menjadi tanggung jawabnys sesuai agenda audit mutu internal.
7. Auditor melakukan evaluasi terhadap item-item checklist yang ditugaskan berdasarkan pemeriksaan terhadap bukti-bukti obyektif (seperti catatan mutu dan dokumen tertulis lainnya), wawancara langsung dengan karyawan, dan pengamatan secara langsung.
8. Semua kegiatan audit dicatat dan didokumentasikan.
9. Auditor harus yakin bahwa aktivitas dan dokumen yang diuji didukung bukti yang kuat.
10. Apabila ditemukan ketidaksesuaian harus dicatat dalam formulir permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan
11. Setelah audit selesai, ketua team dan anggota team audit, menginformasikan hasil pelaksanaan audit dan kemudian mendiskusikannya dengan auditee.
12. Semua peserta yang hadir saat pelaksanaan audit, mengisi daftar hadir yang didokumentasikan.
13. 1. 3. Rapat Penutup
1. Auditor menyampaikan hasil temuan ketidaksesuaian pada setiap kepala bidang yang audit.
2. Apabila temuan audit internal disetujui, maka  manajer terkait harus menandatangani laporan tersebut dan menentukan usulan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian tersebut.
3. Temuan audit internal yang disetujui dilampirkan dalam laporan Internal Audit.
4. Peserta rapat penutup audit mengisi daftar hadir yang didokumentasikan.
5. 5. Audit Tindak Lanjut
6. Atasan terkait yang mendapat laporan ketidaksesuaian harus melaksanakan tindakan perbaikan dan pencegahan, serta menyelesaikannya dalam waktu yang telah disepakati.
7. Auditor mengecek ulang tentang tindakan yang dilakukan apakah tindakan perbaikan telah dilakukan dan efektif. Jika tindakan perbaikan dan pencegahan telah dilakukan maka kepala bidang atau bagian mengisi laporan audit tindak lanjut.
8. Laporan tentang audit tindak lanjut dilaporkan kepada Wakil Manajemen.
9. 6. Laporan Audit
10. Ketua team internal auditor melaporkan laporan hasil audit pada Wakil Manajemen dengan menggunakan Laporan Internal Audit, lalu dilaporkan oleh Wakil Manajemen untuk dibicarakan pada rapat tinjauan manajemen.
11. Laporan audit didistribusikan kepada seluruh kepala bidang atau auditee.
12. Semua catatan terkmait dengan kegiatan audit mutu internal harus didokumentasikan sampai dengan masa retensinya

 

 

Lampiran Prosedur dapat di download disini : http://Prosedur Audit Internal 2023